Pembukuan Perusahaan: Cara Membuat & Contoh Format

Dalam menjalankan bisnis, sering kali kita mendengar keluhan klasik dari pengusaha: “Omzet saya bulan ini rasanya besar, pelanggan antre terus, tapi kok pas mau bayar gaji karyawan uang di rekening kosong?”

Masalah ini biasanya bukan disebabkan oleh kurangnya penjualan, melainkan oleh ketiadaan Pembukuan Perusahaan yang benar. Banyak pengusaha, terutama di fase awal, menganggap remeh pembukuan. Mereka mengandalkan ingatan atau catatan acak di nota kecil yang sering kali hilang atau terselip. Akibatnya, uang pribadi dan uang bisnis tercampur, biaya-biaya kecil (bocor alus) tidak terdeteksi, dan pada akhirnya, bisnis mengalami krisis arus kas tanpa disadari.

Pembukuan (Bookkeeping) adalah fondasi dari seluruh sistem keuangan. Sebelum Anda bisa bicara soal analisis rasio keuangan, strategi pajak, atau valuasi bisnis, Anda harus punya data mentahnya dulu. Data mentah itu adalah catatan harian tentang setiap rupiah yang masuk dan keluar.

Sebagai konsultan pajak jakarta Skailaw, kami sering mendapati klien yang kesulitan menyusun laporan pajak tahunan hanya karena pembukuan dasarnya berantakan. Tanpa pembukuan yang rapi, laporan keuangan hanyalah sekumpulan asumsi, dan pajak yang dibayar bisa jadi salah (kurang bayar berisiko denda, lebih bayar merugikan kas).

Artikel ini disusun sebagai panduan teknis operasional bagi Anda—baik pemilik usaha yang merangkap admin, maupun staf keuangan pemula. Kita akan belajar cara membuat pembukuan sederhana namun powerful, mulai dari Buku Kas Harian hingga Rekonsiliasi Bank, lengkap dengan contoh format yang bisa Anda tiru.

Apa Itu Pembukuan dan Mengapa Wajib?

Menurut UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (KUP), Pembukuan adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan, dan biaya, serta harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa.

Sederhananya: Pembukuan adalah Rekam Medis bisnis Anda.

Mengapa Wajib?

1. Kontrol Arus Kas: Mengetahui persis kemana uang pergi. Apakah boros di biaya operasional? Atau uang tertahan di piutang?
2. Syarat Pajak: Bagi Wajib Pajak Badan (PT/CV) dan Orang Pribadi dengan omzet > 4,8 M, pembukuan adalah kewajiban hukum. Jika tidak ada pembukuan, pajak akan dihitung menggunakan Norma (biasanya lebih mahal) plus denda.
3. Akses Modal: Bank tidak akan memberikan pinjaman jika Anda menyodorkan catatan di buku tulis sekolah. Mereka minta Laporan Keuangan standar yang berasal dari pembukuan rapi.

Persiapan Awal: Pisahkan Rekening!

Sebelum mulai mencatat, lakukan satu hal terpenting: Buka Rekening Bank Khusus Bisnis.

Jangan pernah mencampur transaksi bisnis di rekening pribadi.

• Jika pelanggan transfer ke rekening pribadi -> Pindahkan segera ke rekening bisnis.
• Jika Anda butuh uang untuk belanja bulanan rumah -> Transfer dari rekening bisnis ke rekening pribadi sebagai “Gaji Direktur” atau “Prive”.

Dengan memisahkan rekening, mutasi bank (Rekening Koran) Anda otomatis menjadi Buku Bank yang valid. Setengah pekerjaan pembukuan Anda sudah selesai hanya dengan langkah ini.

Komponen Pembukuan Sederhana (The Big 4)

Anda tidak perlu langsung membuat jurnal debit-kredit yang rumit jika masih awam. Cukup mulai dengan 4 buku utama ini:

A. Buku Kas Masuk & Keluar (Cash Book)

Mencatat pergerakan uang tunai (Cash on Hand) dan Bank.

Format Kolom:

• Tanggal
• Nomor Bukti (No. Kuitansi/Invoice)
• Keterangan (Uraian Transaksi)
• Masuk (Debit)
• Keluar (Kredit)
• Saldo

Tips: Lakukan Cash Opname (hitung fisik uang) setiap sore sebelum pulang. Saldo di buku harus sama dengan uang di laci. Jika selisih, cari tahu segera.

B. Buku Penjualan (Sales Journal)

Mencatat detail omzet. Ini penting untuk analisis produk terlaris.

Format Kolom:

• Tanggal
• Nama Pelanggan
• Nama Barang/Jasa
• Jumlah (Qty)
• Harga Satuan
• Total Harga
• Status (Lunas/Piutang)

Tips: Jika bisnis Anda PKP, tambahkan kolom PPN Keluaran.

C. Buku Pembelian & Biaya (Purchase Journal)

Mencatat belanja stok dan biaya operasional.

Format Kolom:

• Tanggal
• Nama Supplier
• Jenis Barang/Biaya
• Jumlah (Qty)
• Total Harga
• Kategori Biaya (HPP, Listrik, Gaji, dll – untuk memudahkan rekap akhir bulan).

D. Buku Stok Barang (Inventory Card)

Khusus untuk bisnis dagang/manufaktur. Uang Anda banyak tersimpan dalam bentuk barang.

Format Kolom:

• Tanggal
• Keterangan (Beli dari PT A / Jual ke Bpk B)
• Masuk (Qty)
• Keluar (Qty)
• Saldo Akhir (Qty)

Langkah-Langkah Membuat Pembukuan (SOP Harian)

Agar tidak menumpuk, jadikan pembukuan sebagai rutinitas.

Langkah 1: Kumpulkan & Arsip Bukti Transaksi

Jangan buang struk bensin atau nota belanja ATK.

• Siapkan 2 ordner (folder): Arsip Masuk (Invoice Penjualan) dan Arsip Keluar (Bon Belanja).
• Urutkan berdasarkan tanggal.
• Beri nomor urut pada setiap bukti.

Langkah 2: Catat ke Buku Harian

Input data dari bukti transaksi ke Buku Kas/Bank/Penjualan.

• Saran: Gunakan Spreadsheet (Excel/Google Sheets) daripada buku tulis fisik. Excel memudahkan penjumlahan otomatis dan koreksi.

Langkah 3: Rekonsiliasi Bank (Mingguan)

Cek saldo di Buku Bank Excel Anda dengan Saldo di Internet Banking.

• Apakah ada biaya admin bank yang belum dicatat?
• Apakah ada transfer masuk dari pelanggan yang belum diidentifikasi?

Langkah 4: Tutup Buku Akhir Bulan

Jumlahkan total pemasukan dan pengeluaran.

• Total Penjualan – Total Biaya = Laba/Rugi Kasar.
• Cek sisa stok fisik (Stock Opname) vs Buku Stok.

Contoh Kasus & Format

Mari kita lihat contoh pembukuan Toko Berkah (Retail).

Transaksi:

1. Tgl 1: Modal awal setor tunai Rp 10 Juta.
2. Tgl 2: Beli etalase bekas Rp 1 Juta.
3. Tgl 3: Beli stok beras 10 karung @100rb = Rp 1 Juta.
4. Tgl 4: Jual beras 2 karung @120rb = Rp 240rb.

Buku Kas Toko Berkah (Bulan Januari)

Dari tabel sederhana ini, Anda tahu bahwa uang tunai di laci harusnya ada Rp 8.240.000.

Pentingnya Mencatat Utang dan Piutang

Banyak bisnis bangkrut bukan karena rugi, tapi karena Cash Flow Macet. Pembukuan harus bisa melacak siapa yang belum bayar.

Buku Pembantu Piutang (AR Aging Schedule):

Jangan cuma catat “Total Piutang 100 Juta”. Rinci per pelanggan.

• Pelanggan A: Rp 10 Juta (Jatuh tempo 5 hari lagi).
• Pelanggan B: Rp 5 Juta (Sudah telat 1 bulan). -> Prioritas ditagih!

Buku Pembantu Utang (AP Schedule):

Jadwalkan pembayaran ke supplier agar reputasi terjaga tapi kas tetap aman. Bayar sesuai termin (misal H-1 jatuh tempo), jangan terlalu cepat (sayang cash flow) dan jangan telat (kena denda/blacklist).

Beralih ke Digital: Tinggalkan Buku Tulis

Di tahun 2024, mencatat keuangan di buku tulis fisik adalah risiko besar.

• Risiko hilang/rusak (banjir/kebakaran).
• Sulit dianalisis (tidak bisa difilter/pivot).
• Tidak bisa diakses jarak jauh.

Solusi Murah: Gunakan Google Sheets. Gratis, bisa diakses dari HP, dan data tersimpan di Cloud.

Solusi Profesional: Gunakan Software Akuntansi (Jurnal, Accurate, Xero). Biaya langganan mulai 200rb/bulan sebanding dengan waktu yang Anda hemat. Software ini bisa otomatis membuat Invoice, menagih pelanggan via email, dan menghitung penyusutan aset.

Dokumen Pendukung yang Harus Disimpan (Arsip)

Pembukuan tanpa bukti adalah fiksi. Untuk keperluan Audit dan Pajak, Anda wajib menyimpan dokumen berikut minimal 5 tahun (Perdata) atau 10 tahun (Pidana):

1. Rekening Koran Bank: Simpan file PDF bulanan.
2. Invoice Penjualan & Faktur Pajak Keluaran.
3. Invoice Pembelian & Faktur Pajak Masukan.
4. Bukti Potong PPh (21/23/22/4(2)).
5. Perjanjian Kerja Sama (Kontrak).
6. Dokumen Aset: Sertifikat tanah, BPKB kendaraan, Faktur pembelian mesin.

Peran Skailaw: Dari Pembukuan ke Laporan Keuangan

Sering kali, pengusaha rajin mencatat pembukuan harian, tapi bingung saat harus mengubahnya menjadi Laporan Keuangan Standar (Neraca & Laba Rugi) untuk lapor SPT Tahunan.

Layanan Skailaw (Accounting & Tax Review):

1. Review Pembukuan: Kami tidak meminta Anda menjadi akuntan ahli. Anda cukup catat kas masuk/keluar. Tim kami yang akan me-review catatan tersebut setiap bulan dan mengubahnya menjadi Jurnal Akuntansi yang benar.
2. Koreksi Akun: Kami memastikan Anda tidak salah memasukkan “Biaya Pribadi” ke “Biaya Usaha” yang bisa memicu koreksi pajak.
3. Penyusunan Laporan: Dari data mentah pembukuan Anda, kami susun Laporan Laba Rugi dan Neraca Fiskal yang siap lapor pajak.

Kesimpulan

Pembukuan Perusahaan adalah disiplin kecil yang berdampak raksasa. Memulai pembukuan memang terasa berat di awal—membosankan, detail, dan rutin. Namun, begitu sistemnya berjalan, Anda akan merasakan kejelasan yang luar biasa dalam melihat bisnis Anda.

Anda tidak lagi menebak-nebak “Ke mana perginya uang saya?”. Anda punya datanya. Dan data itu adalah kekuatan untuk mengambil keputusan bisnis yang tepat.

Apakah Anda siap membuang buku catatan kumal Anda dan beralih ke pembukuan yang lebih profesional hari ini?

Bereskan Pembukuan, Amankan Bisnis

Jangan biarkan catatan keuangan yang berantakan menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Hubungi Skailaw untuk pendampingan penyusunan sistem pembukuan dan laporan keuangan yang rapi.

Kami bantu Anda mengubah data mentah menjadi informasi bisnis yang berharga.

👉 Hubungi Skailaw untuk Jasa Pembukuan

Referensi:

• Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (KUP).
• Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro Kecil dan Menengah (SAK EMKM).
• Pedoman Umum Akuntansi Indonesia.